برای ورود به محیط کاربری جولیو، ابتدا باید احراز هویت انجام شود چرا که بدون احراز هویت، تعیین سطوح دسترسی ممکن نیست. احراز هویت کاربران در جولیو به 4 روش انجام می‌شود:
سطوح دسترسی نشان می‌دهد که یک کاربر اجازه تعامل با چه قسمت‌هایی از یک نرم افزار را دارد. با ایجاد سطوح دسترسی در قسمت نقش‌ها، کاربران را طبقه‌بندی نموده و دسترسی متناسب با هر کاربر را به امکانات موردنیاز آن‌ها فراهم نمایید. برخی از این دسترسی‌ها عبارتند از:
شما می‌توانید زبان‌های دل‌خواه خود را به سامانه جولیو اضافه نمایید. علاوه بر زبان فارسی، انگلیسی و عربی در سامانه جولیو که به صورت پیش‌فرض تعریف شده و پشتیبانی می‌شود؛ تمامی متون در قسمت‌های گوناگون سامانه می‌تواند مطابق ادبیات سازمانی شما تغییر کند. بدین‌ترتیب، هر کاربر می‌تواند زبان سامانه را با توجه به دسترسی‌هایی که توسط مدیران سامانه مشخص شده؛ به دل‌خواه خود انتخاب کند.
هر تیکتی که در جولیو ثبت می‌نمایید؛ باعث ایجاد یک یا چند فرآیند در واحدهای مربوطه می‌شود. هنگامی که تمامی واحدهای مرتبط با تیکت، وظایف خود را انجام دهند؛ فرآیند تیکت شما با موفقیت به پایان می‌رسد و وضعیت تیکت به انجام‌شده تغییر می‌یابد.
تقویم وظایف، برای نمایش متناظر وظایف و رویدادها را در اختیار کارشناس قرار می‌دهد. این قابلیت سبب می‌شود تا تصویری جامع‌تر از حجم وظایف در آینده داشته باشید. همچنین تقویم وظایف CRM قابلیت اتصال به تقویم گوگل را هم فراهم می‌کند. افراد و واحدها، می‌توانند وظایف خود را با جزئیاتی از قبیل:
در بازه‌های زمانی گوناگون به صورت یک تقویم منعطف و قابل شخصی‌سازی مشاهده کنند.
توافق‌نامه سطح سرویس، مدت زمانی است که سازمان برای ارائه یک خدمت مشخص، به مشتری تعهد می‌دهد. رعایت توافق‌نامه سطح سرویس بین سازمان شما و مشتریان‌تان، همواره از اهمیت بالایی برخوردار است و توجه ویژه به این موضوع باعث افزایش رضایت، اعتماد و تداوم همکاری با مجموعه شما خواهد شد. جولیو امکان تعریف توافق‌نامه سطوح سرویس را براساس معیارهای گوناگونی مانند مخاطب، درگاه ورودی، موضوع اصلی و موضوع فرعی تیکت، فراهم کرده است.
برخی از واحدها در سازمان، فرآیندهایی دارند که باید در مدت زمان مشخصی انجام شوند. درنظرگیری این زمان‌بندی باعث افزایش نظم سازمانی و در نتیجه تسریع عملیات واحدها می‌شود. با امکان تعریف توافق‌نامه سطوح عملیات در جولیو، می‌توانید زمان اجرای فرایندهای گوناگون در واحدهای مختلف را تعریف نمایید.
در مواقعی انجام یافتن یک تیکت با تاخیر مواجه می‌شود و در صورتی که این تاخیر، از اختیار کاربر انجام‌دهنده فرایند خارج باشد؛ می‌توان با تایید سرپرست مربوطه، تیکت را به پارکینگ‌های تیکت ارجاع داد. زمانی که یک تیکت پارک شود؛ می‌توان مشخص کرد که مدت زمان پارک تیکت در محاسبه‌ی سطح سرویس یا سطح عملیات لحاظ شود یا خیر. شما می‌توانید انواع پارکینگ تیکت را با سیاست‌های گوناگون تعریف نموده و آن‌ها را بر اساس سطوح دسترسی مختلف در اختیار کاربران قرار دهید.
هنگامی که افراد یا واحدها، وظایف خود را در خصوص درخواست مطرح شده انجام می‌دهند؛ ممکن است تیکت را برای پیشبرد مراحل به فرد یا واحد مربوطه ارجاع دهند. این ارجاع می‌تواند به صورت یک فرایند و یا یک تیکت با موضوع جدید اما وابسته به تیکت اصلی باشد. ارجاعات علاوه بر ساده کردن فعالیت کارشناسان، باعث می‌شود تا در فرآیندهای پیچیده، آمار منظم و پیوسته‌ای از آن وظیفه یا درخواست مشتری به‌دست بیاید.
در حالاتی که مدت زمان مجاز انجام سرویس یا عملیات رو به پایان باشد؛ جولیو می‌تواند براساس قوانین زمانی و مسیرهای از پیش تعریف‌شده توسط مدیران سامانه، تیکت را به مراحل یا واحدهای از پیش تعیین‌شده ارجاع دهد.
هنگام ثبت تیکت، کاربران میزان اهمیت یا فوریت انجام درخواست‌شان را تعیین می‌کنند. سامانه براساس این اولویت‌بندی، وظایف مرتبط با تیکت‌های مهم‌تر را در صدر وظایف کارشناس یا واحد مربوطه نمایش می‌دهد.
می‌توانید برای شرح بهتر موضوع تیکت، انواع فایل‌های صوتی، تصویری، ویدیویی و متنی را در تیکت بارگذاری نمایید. برای ایجاد کردن پیوست، تنها انتخاب فایل و نوشتن توضیحات آن از سوی شما کافی است و اطلاعات دیگر مانند کاربر ثبت‌کننده، تاریخ، ساعت و مواردی این‌چنین، به‌صورت خودکار و توسط جولیو ثبت می‌گردد.
فرد یا افرادی که رونوشت تیکت را دریافت کرده‌اند؛ در جریان روند پیشرفت تیکت و تمامی اقدامات انجام‌شده مرتبط با تیکت قرار خواهند گرفت. هدف از رونوشت تیکت، تنها اطلاع‌رسانی به دریافت‌کنندگان رونوشت است؛ بنابراین کاربر دریافت‌کننده، قابلیت ویرایش یا حذف تیکت را نخواهد داشت.
طبقه‌بندی هرگونه اطلاعاتی در جولیو، با هدف سهولت کاربری شما است. با استفاده از امکان برچسب‌گذاری حرفه‌ای، اطلاعات خود را با عناصری مانند کاربرد، رنگ و موضوع، متمایز کنید. دسته‌بندی براساس برچسب، همچنین یافتن تیکت‌های موردنظر به هنگام جستجوی تیکت یا گزارش‌گیری را تسهیل می‌کند.
هنگام به‌وجودآمدن یک مشکل فراگیر برای کاربران، ممکن است در یک بازه زمانی کوتاه، تیکت‌های بسیاری با موضوع یکسان برای کارشناسان یک واحد فرستاده شود. در چنین مواقعی، جولیو از ثبت این‌گونه تیکت‌ها با موضوع یکسان جلوگیری می‌کند. جلوگیری از سیل تیکت نیز مانند جلوگیری از تکرار تیکت، برای اجتناب از هدررفت زمان و انرژی سازمان در پاسخ دادن به تیکت‌ها است.
در مواقعی که کاربر با ثبت دوباره‌ی تیکت، سعی دارد میزان اهمیت درخواست خود را افزایش دهد؛ سامانه از ثبت موارد تکراری توسط کاربر طی بازه‌های زمانی تعریف‌شده جلوگیری می‌کند. جلوگیری از تکرار تیکت نیز مانند جلوگیری از سیل تیکت، برای اجتناب از هدررفت زمان و انرژی سازمان در پاسخ دادن به تیکت‌ها است.
نحوه توزیع یعنی یک تیکت بر اساس چه معیاری، برای کدام کارشناس ارسال شود. با استفاده از این امکان مدیران سامانه، سیاست‌های نحوه‌ی توزیع تیکت‌ها را تعیین می‌کنند. برخی از انواع توزیع تیکت عبارت‌اند از:
مدیران سامانه تیکتینگ می‌توانند نقش‌های افراد تاییدکننده را برای پیشبرد درخواست‌ها مشخص کنند. تنوع تاییدیه‌های شرطی باعث می‌شود تا به طور کلی درگاه ورودی، موضوع اصلی، موضوع فرعی، مخاطب، کاربر و تگ‌ها در تعیین سیاست‌های تاییدیه‌های شرطی، نقش به‌سزایی داشته باشد.
در تاریخچه تیکت، تمامی واحدهای مرتبط با تیکت، کلیه اقدامات، ارجاعات و توضیحات کارشناسان، به همراه تاریخ و ساعت رویداد به صورت یک چرخه زمانی، قابل مشاهده است. بدین‌وسیله، تمامی گزارشات و تغییرات یک تیکت را به‌صورت کامل و حتی پس از اتمام فرآیند رسیدگی به تیکت، در اختیار خواهید داشت.
طراحی فرم به آسانی از طریق کشیدن (Drag) و رها کردن (Drop) هر یک از اجزا به‌روی فرم انجام می‌شود. آیتم‌های فرم‌ساز به 2 گروه تقسیم می‌شوند؛
همچنین باید اشاره داشت که تمامی آیتم‌های فرم‌ساز قابل سفارشی‌سازی هستند.
بدیهی است که تمام اجزای یک فرم، نباید توسط همه‌ی کاربران مشاهده یا مقداردهی شوند. با استفاده از این ویژگی می‌توان مشخص کرد که کدام یک از کاربران یا واحدها، قابلیت مشاهده و ویرایش مقادیر اجزای فرم را دارند.
مطابق این ویژگی، می‌توان اجزای فرم را به هم مرتبط یا وابسته کرد. برای مثال تا زمانی که فیلد A مقداردهی نشده باشد؛ فیلد B نمایش داده نشود و یا در صورت تغییر محتوای فیلد C، محتوای لیست D تغییر پیدا کند. این ارتباط پویا بین اجزای فرم، باعث شده تا اطلاعاتی که مخاطب یک فرم تکمیل می‌کند؛ مطابق انتظارات و هدف‌مند باشد.
کاربرانی که دسترسی درج دانش در پایگاه دانش را دارند؛ موارد حیاتی و پرتکرار را به پایگاه دانش اضافه می‌کنند. به محض یافتن ارتباط معنایی بین موضوع اصلی یا فرعی تیکت و موضوعات پایگاه دانش، جولیو توضیحات پیشنهادی مرتبط با موضوع را نمایش می‌دهد.
با استفاده از همگام‌سازی هوشمند و یادگیری ماشین (Machine Learning) در تیکتینگ، پایگاه دانش در جولیو به صورت مداوم در حال به‌روزشدن است. هر تیکت با محتوای جدید یا تکمیلی، یک فرصت برای به‌روزرسانی پایگاه دانش تلقی می‌شود. با استفاده از پایگاه دانش، اطلاعات خود را جهت ارتقا مدیریت ارتباطات سازمان، افزایش دهید.
گزارش‌گیری در جولیو براساس تاریخ و ساعت، درگاه‌های ورودی، موضوع اصلی، موضوع فرعی، برچسب‌ها، کاربر و واحد ثبت‌کننده‌ی تیکت، وضعیت مشتریان، ماهیت درخواستی/رخدادی تیکت‌ها و هر فیلدی در فرم‌ساز انجام می‌شود. گزارش‌گیری خودکار از داده‌هایی که در جولیو وجود دارد باعث می‌شود تا علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، تصمیمات دقیق‌تری اتخاذ کنید.
در جولیو تعریف و ذخیره‌ی الگوهای سفارشی مبتنی بر معیارهای گوناگون، برای گزارش‌گیری از تیکتینگ امکان‌پذیر است. برای مثال، گزارش سه روز اخیر از پنج موضوع پرتکرار، گزارش هفتگی از پرتکرارترین موضوع یا سه موضوع پرتکرار از درگاه اینستاگرام؛ البته همه الگوهای گزارشات به این مثال‌ها ختم نمی‌شود و شما می‌توانید الگوی سفارشی و مخصوص به سازمان خود را ایجاد کنید.
با استفاده از جولیو، بسیاری از درگاه‌های دیجیتال به بستری یکپارچه برای برقراری ارتباط موثر با مشتریان، تبدیل می‌شوند. کاربران و مشتریان در تمامی روندهای تیکتینگ، از روش‌های گوناگونی مانند پیام‌های متنی، صوتی و ویدیویی، امکان تعامل با یکدیگر را دارند. یکپارچگی درگاه‌ها این مزیت را خواهد داشت که تمامی تعاملات افراد مبتنی بر تیکت و در آینده قابل بازیابی، بازبینی و گزارش‌گیری باشد. برخی از این درگاه‌ها عبارت‌اند از:
جولیو در تمام مسیر تیکت، بهطور خودکار شما را از آخرین اقدامات انجام‌شده درخصوص تیکت مانند آخرین وظیفه انجام‌شده، آخرین مرحله ارجاع و کارشناس انجام‌دهنده آگاه می‌کند. زمانی که دسترسی به یکی از راه‌های ارتباطی برای‌تان ممکن نیست؛ در صورت تنظیم توسط شما، اطلاع‌رسانی‌ها می‌توانند از یک یا چند درگاه ارتباطی زیر انجام شوند:
اطلاع‌رسانی فراگیر زمانی کاربرد دارد که یک کاربر یا برای اولین بار، یا پس از مدت‌زمان نسبتا طولانی و یا در زمان ارائه آموزش‌های موردی، به جولیو وارد شود. در این شرایط نکاتی در خصوص کارکرد جولیو، ویژگی‌های جدید و یا هر گونه خبررسانی درون‌سازمانی به اون نمایش داده خواهد شد.
داشبورد هوش تجاری، متناسب با هر کاربر، واحد یا نقش آن‌ها ایجاد می‌شود. کاربران فقط داده‌هایی را که به آن‌ها در انجام وظایف‌شان کمک می‌کند، مشاهده می‌کنند.
شما می‌توانید داده‌های سامانه را به موثرترین شکل ممکن نمایش دهید؛ انواع قالب‌ها و نمودارهای Pie، Donut، Bar، Stacks، Treemap و… برای نمایش داده‌ها، در اختیار شما هستند.
به جهت افزایش انگیزه کاربران و ایجاد یک محیط رقابتی سالم در سازمان، گیمیفیکیشن یکی از اولین انتخاب‌های هر سازمانی است. جولیو با پیاده‌سازی تفکر بازی و برخی از مکانیک‌های بازی در محیط خود، باعث می‌شود تا محیط سازمان شما نیز به بالاترین حد انگیزه و انرژی خواهد رسید. به این فرآیند، گیمیفیکیشن یا بازی‌وارسازی فعالیت‌ها گفته می‌شود.
پس از آن که مدیران سامانه، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) هر یک از واحدها را تعریف کردند؛ می‌توان کاربران را براساس این شاخص‌ها رتبه‌بندی کرد. رتبه‌بندی کاربران موجب افزایش انگیزه و بهبود کیفیت عملکرد آن‌ها می‌شود. این رقابت سالم در سایه گیمیفیکیشن، یک معادله برد – برد بین سازمان و کارکنان ایجاد می‌کند.
سابقه‌ی کاربر، میزان رضایت و تعداد تیکت‌های انجام‌شده، همه و همه در ارتقای سطح کاربر در سیستم گیمیفیکیشن تاثیرگذار است. سطح کاربران باعث می‌شود که کاربران علاوه بر لذت بردن از فعالیت‌ها، احساس پیشرفت نیز داشته باشند. این احساس پیشرفت، به افزایش رقابت و در نهایت، ارتقای راندمان سازمان می‌انجامد.
مدیران سامانه جوایز حقیقی و مجازی گوناگونی را، برای تشویق کاربران برتر یا دست‌آوردها و افتخارات خاص، تعیین می‌کنند. این جوایز شامل؛ افزایش حقوق، مبالغ نقدی، ترفیع شغلی یا انواع نشان‌ها و عناوین است. این جوایز راه‌کاری است تا گیمیفیکیشن و رقابت در سازمان به یک فعالیت معنادار تبدیل شود.
جولیو، به‌عنوان یکی از محصولات شرکت دانش‌بنیان ویرا پردازش رامان، از سال 1400 آغاز به‌کار کرد. هدف اصلی این محصول که با همت متخصصین جوان ایرانی پا به عرصه گذاشته؛ ارائه راه‌حل‌هایی هوشمند و مبتنی بر نیازهای یک کسب‌وکار در حوزه مدیریت ارتباط با مشتریان است.
.
جولیو در شبکه‌های اجتماعی
تهران، پاسداران، بوستان دوم (اخوان)، تقاطع گیلان و شهید عراقی، پلاک 57، ساختمان ملورین، طبقه 4، واحد 16
شماره تماس: 74327-021
ارسال ایمیل: info[at]joolio.me
نرم افزار CRM . تعرفه‌‌ها . بلاگ . تماس با ما . درباره جولیو
جولیو، به‌عنوان یکی از محصولات شرکت دانش‌بنیان ویرا پردازش رامان، از سال 1400 آغاز به‌کار کرد. هدف اصلی این محصول که با همت متخصصین جوان ایرانی پا به عرصه گذاشته؛ ارائه راه‌حل‌هایی هوشمند و مبتنی بر نیازهای یک کسب‌وکار در حوزه مدیریت ارتباط با مشتریان است.
.
جولیو در شبکه‌های اجتماعی
تهران، پاسداران، بوستان دوم (اخوان)، تقاطع گیلان و شهید عراقی، پلاک 57، ساختمان ملورین، طبقه 4، واحد 16
شماره تماس: 74327-021
ارسال ایمیل: info[at]joolio.me
نرم افزار CRM . تعرفه‌‌ها . بلاگ . تماس با ما . درباره جولیو
